当たり前だと感じていることは、やってみると意外とむずかしい

こんにちは。デザイナーのゆみです。
自粛要請期間が長引き、今まで以上にオンライン参加のイベントや勉強会が増えています。実際、私も3月~4月は、かなりのオンラインミーティングに参加してきました。

その中で、参加者に配慮を感じる進め方には、ある共通点を感じました。
参加者全員が気後れすることなく楽しめる会を運営するには、主催者のファシリテーション(場の仕切り力)とホスピタリティ(おもてなしの気持ち)がとても重要になります。

私も何回かオンラインミーティングの主催者になったこともあり、参加する側になることで気付いたこともたくさんありました。自分が主催者側になったときに気を付けた方がいいのではと感じたことをシェアします。

  1. 事前にビデオチャットの使い方や参加ルールを説明しておく
  2. 参加者の自己紹介タイムをもうける
  3. 参加者全員に発言できる機会を与える
  4. モデレーターのサポートを依頼しチャット欄を活用する
  5. タイムスケジュールを作りメインの演者とスケジュールを共有する

1.事前に機能や使い方、ルールを説明しておく

参加者の中には、ビデオチャットの操作方法に慣れない方もいます。その場合、基本的な操作方法を簡単に説明しておくことで安心感を与えられます。

オンラインミーティングを成功させるために大切な5つのポイント1.動画チャットの機能を事前に説明する

たとえば、Zoomの場合、「反応」という機能で「いいね」と「拍手」のアイコンを出すことができます。誰かの発言に共感したときに押してもらったり、発言したいときは「反応」のボタンを押してもらったり、ルールを決めておけば、話したい人を指名して発言してもらうことができます。

また、全員がマイクをONの状態にしてしまうと、人数が多い場合はハレーションを起こしたり、家庭内の環境音(子供の話す声やペットの鳴き声)などが聞こえてしまうため、話に集中できなくなってしまいます。
「発言者のみがマイクをONにして話す」ルールを事前に伝えておけば、ノイズを気にせず話しを進めることができます。

2.参加者の自己紹介タイムをもうける

Zoomミーティングを成功させるために 自己紹介で気をつけたいポイント
  • 「自己紹介はひとり1分間」など時間を区切ること
  • 事前に、自己紹介の目安となるリストをチャットに表示しておく
  • 参加人数が多い会ではチャット(テキスト)で自己紹介を掲載する
  • 自己紹介で延々と話し続けてしまう人が出てきたり、話しが脱線したりと、収集がつかなくなるケースも出てくるため、一人あたりの持ち時間を伝えておきます。

    また、自己紹介の目安となるリストをチャット画面にあげておくことで、何を話そうか迷う方の助けになります。

    参加人数が多く自己紹介の時間が取れない場合、ひとりひとりに発言してもらうのではなく、チャット画面を利用しテキストで自己紹介を上げてもらうと時間短縮になります。

    初めて参加する方に、アウェイな空気を感じさせたり、内輪の顔見知りだけで盛り上がってしまい疎外感を感じさせたり、ということが無いよう、ファシリテーターは配慮しましょう。

    参加者全員に発言できる機会を与える

    Zoomミーティングを成功させるためにファシリテーターが気をつけたい場の空気づくりのポイント
    オンライン飲み会や勉強会では、参加者の表情などがつかみにくく、とかく声の大きな人や、話し好きな人が延々と話してしまうというパターンになりがちです。

    話し出すきっかけをつかめずに聞くだけで終わってしまう方、意見を言うことに躊躇してしまう方は、「私も話したかったのに・・・」と、不完全燃焼で終わりがち。

    進んで発言したりアウトプットすることが学びを深める上でも大切なのですが、なかなか積極的に意見をいえない、という方もいると思います。

    ついつい聞き役に徹してしまいがちな人にも「〇〇さんは、この件どう思いますか?」など、ファシリテーターから声をかけて、意見を聞き出すなどの工夫も必要です。

    「発言しにくい場合には、チャット欄に質問をあげてくれれば回答しますよ」などと、ひとこと声をかけておくなど、聞き手の気持ちにも配慮しておくといいかもしれません。

    モデレーター(書記)のサポートを依頼しチャット欄を活用する

    Zoomミーティングを成功させるポイント モデレーターにテキストチャットで補足をしてもらう
    メインの演者が早口だったり、マイクの音声が良くない場合、演者の話しを聞き取れない、追いつけない場合が出てきます。また、参考としてシェアしたいウェブサイトのURLを伝えたい時など、演者は話すことに手一杯で、聞き手のフォローにまで気が回りません。

    そんな時はモデレーターにサポートを頼んでおくとスムーズです。
    モデレーターに演者の話す内容の要約、参考URLのリンクを、その都度チャット欄に記載してもらうことで、視聴者の聞き逃しや、URL検索する手間をはぶくことができます。

    チャットテキスト画面で情報を補足することで、聞き手の理解がいっそう深まります。

    タイムスケジュールを作りメインの演者とスケジュールを共有する

    Zoomミーティングを成功させるポイント 演者とファシリテーターはスケジュールを共有して時間管理をしっかりする
    オンラインミーティングでは、話が脱線して脇道にそれてしまったり、時間が超過してしまいがちです。

    参加者の中には、忙しい時間の合間を縫って参加してくださっている方もいます。
    スピーカーとファシリテーターは、定刻で終了できるように時間管理をすることが大切です。

    もちろん、楽しい場づくりをするのが一番で、その場の空気を読みながら、臨機応変に対応することも大切です。でも、予定時刻を過ぎてしまった場合は、「終了時間を過ぎているので、予定のある方は退出していただいて大丈夫です」などひと声かけて、退出しやすい空気を作る気遣いも必要です。

    他の人が主催するオンライン飲み会や、勉強会に参加することで、この人のファシリテーションは素晴らしいなと感じることも多々ありました。
    回数をこなすことでしか上達はありえないので、私も数を重ね、工夫していこうと思います。